Uitleenregistratie

Groep ‘Bestand’

Openen: hiermee kunt u een bestaand Excelbestand openen voor het bijhouden van een uitleenregistratie. Het bestand moet dan wel een bestand zijn dat bij de toepassing hoort. Een nieuw bestand maakt u door een bestaand bestand (bijvoorbeeld het voorbeeldbestand) te kopiëren. Als de toepassing het bestand niet herkent, dan krijgt u daarvan een melding.

Sluiten: sluit een bestaande uitleenregistratie.

Groep ‘Registratie’

Items registreren: als u op deze knop klikt, kunt u een tag registreren. U krijgt een dialoogscherm te zien voor het scannen van een tag en kunt u de bijbehorende gegevens selecteren/invullen.

Tags beheren: hierachter zit het lijstje met de gegevens van de tag: het tag-id en de omschrijving die u zelf aan de tag toe kunt kennen.

Id’s beheren: hierachter zit (bij de Advanced versie) het lijstje met de gegevens van de tag die is te gebruiken voor de registratie van bijvoorbeeld personen.

Groep ‘Extern’

Rapport: met deze knop kunt u een rapport genereren van alle gegevens die in de lijst ‘Registratie’ staan.

Import: u kunt hiermee bestaande tag-lijsten importeren (alleen in de betaalde versie).

Export: als u uw lijst wilt verwerken in een ander programma, dan kunt u met deze knop een export maken (alleen in de betaalde versies).

Groep ‘Onderhoud’

Tags bestellen: leidt u naar de beste website om uw tags te bestellen.

Help: daarmee komt u op de hulppagina’s van de Dosys-NFC applicaties (internetverbinding vereist).

Info: geeft (versie)informatie over de toepassing waar u mee werkt. Het bevat gegevens van de makers van de toepassing en licentie-informatie.

Dialog launcher ‘Instellingen’

U kunt, als u op de dialog launcher (het kleine knopje rechtsonder de groep Onderhoud), klikt de teksten (koppen) van de kolommen van zowel Tags-beheer als de Registratie wijzigen naar eigen inzicht. Verderop leest u daar meer over.

Het beheren van de lijst met tags is simpel. Gebruikt u het voorbeeldbestand? Ga dan als volgt te werk:

1. sla het bestand op onder een zelfgekozen naam (het voorbeeldbestand blijft dan intact);
2. wis alle informatie in alle kolommen;
3. zet de cursor in de eerste cel van de eerste kolom en
4. scan een tag;
5. vul in de tweede kolom de bij die tag behorende itemnaam in (in het voorbeeld de boektitel);
6. vul naar wens de derde kolom ook in (in het voorbeeld de auteur);
7. ga naar de eerstvolgende lege cel in de eerste kolom en;
8. herhaal de handelingen 4 t/m 7 tot u al uw tags hebt ingevoerd.

Als u een tag scant die al aanwezig is dan krijgt u, zoals in het onderstaande voorbeeld, rode cellen te zien.

Hebt u de Advanced versie? Dan kunt u op de manier die hierboven is beschreven ook een lijst aanleggen met tags van bijvoorbeeld personen. Hebt u zo’n lijst? Dan hoeft u bij het uitlenen niet meer een naam te typen maar kunt u die automatisch laten invullen door het scannen van een persoons-tag. In de beide andere versies moet u de naam zelf typen.

Zodra u op de knop ‘Items registreren’ klikt, krijgt u het volgende dialoogvenster te zien:

Scan nu een tag. Er kunnen twee dingen gebeuren: u hebt een bekende tag gescand of u hebt een tag gescand die nog niet in het systeem is ingevoerd. In het eerste geval verandert het dialoogvenster als volgt (de teksten in uw scherm zullen ongetwijfeld anders zijn):

U ziet een groen vinkje. Dat vinkje geeft aan dat de tag goed is gescand. Ook ziet u dat er een tag-id en een itemnaam is ingevuld. In het geval van ons voorbeeld is dat een titel van een boek en een auteursnaam. Nu kunt u met een klik van de muis aangeven of u het item uitleent (=uit) of dat u het item retour neemt (=in). Als u op een van de twee opties klikt, wordt de datum van vandaag automatisch ingevuld (maar die kunt u zelf nog aanpassen). Typ vervolgens de naam van de lener. U kunt als u dat wilt ook een opmerking invullen.
Beschikt u over de Advanced versie? Dan kunt u de naam van de lener automatisch laten invullen als u in het vak ‘Aan/van’ een tag scant van een persoons-tag.

Klik op ‘Toevoegen’  als u de tag met de gegevens wilt opslaan in de uitleenregistratie.

Scant u een tag die nog niet bekend is in het systeem, dan ziet u:

Het programma herkent de tag niet. U zult de tag eerst moeten toevoegen om hem te kunnen gebruiken.
Wilt u de onbekende tag niet toevoegen maar eerst een andere tag scannen? Klik dan op de knop ‘Wissen’. Het dialoogscherm wordt dan leeg gemaakt.
Het programma bevat verschillende controles. Moch u zijn vergeten een optie te selecteren, dan wordt u daar aan herinnerd als u op ‘Toevoegen’ klikt. Ook als u toch probeert een onbekende tag toe te voegen, of u vergeet een naam of een datum in te vullen, krijgt u een waarschuwing.

Het rapport bevat per item een simpele opsomming aan wie en wanneer een item is uitgeleend of retour is genomen. De naam van het rapport (een pdf-bestand) is hetzelfde als de bestandsnaam van de uitleenadministratie met daaraan vastgeplakt de datum en het tijdstip waarop het rapport werd gegenereerd.

U kunt alleen Excel bestanden importeren!

In dit dialoogvenster kunt u aangeven of het importbestand koppen bevat (in het voobeeld hierboven wél). Vervolgens moet u de tabel selecteren waarin u de gegevens wilt importeren. Tot slot moet u aangeven of u de bestaande lijst wilt vervangen door de geïmporteerde gegevens of dat u de lijst wilt aanvullen met de geïmporteerde gegevens.
Overigens … als er dubbele Id’s in zitten, dan worden die straks door het programma rood weergegeven.

U ziet hier de tabellen die u kunt exporteren. Dat zijn er twee in de gratis versie en drie in de Basis en Advanced versie. Merk op: de namen van de tabellen zijn de namen die u er zelf aan kunt geven zoals beschreven onder ‘De instellingen’.
De namen van de exportbestanden zijn als volgt opgebouwd: Datum (jjjjmmdd) – Tijdstip (hhmmss) dan het woord Export en de naam van de tabel. Dus 20200220-202000 Export Bobliotheek.xlsx is een export van de tabel ‘Bibliotheek’ die is gemaakt op 2 februari 2020 om precies tien voor half negen ’s avonds.

De tab Tags

Hier stelt u de kolomtitels in voor de lijst van tags die bij het systeem bekend zijn.

De tab Registratie

Het tabje voor het instellen van de kolomtitels van de feitelijke registratie. Kolom 1 t/m 7 zijn de kolommen in de lijst. ‘Titel’ is de tekst die boven het dialoogvenster voor het scannen komt te staan. Het is ook de titel van het rapport dat u kunt genereren.

De tab Id’s

Deze tab ziet u alleen in de Advanced versie. Het tabje is voor het instellen van de kolomtitels van de personen-tags.